Claves para presentar una comunicación en un Congreso

No todo lo escrito porque contarse. Es necesario hacer un trabajo de adaptación de escrito a oral. Práctica en espacios informales y con colegas profesionales. El Power Point debe ser siempre un apoyo que podrías no utilizar. Estas son algunas ideas importantes que resalto si tengo que hablar de cómo presentar una comunicación en un Congreso (de Trabajo Social).

Un aspecto a mejorar en Trabajo Social

Hace ya casi 2 meses que fue el Congreso de Trabajo Social. Pero aún colean reflexiones y temas surgidos a colación del evento. Sobre todo, relacionados con aspectos en los que yo trabajo y considero no se le presta tanta atención en la profesión.

Uno de esos aspectos está relacionado con el grueso de la programación: la presentación de comunicaciones. Este, además, suele ser uno de los puntos débiles (como comenté en la evaluación del contenido). Sobre todo porque normalmente dichas presentaciones suelen estar bastante mal planteadas.

Cuándo digo que están mal planteadas me refiero a que resultan tediosas, poco claras en que aportan, se alargan más del tiempo permitido, las diapositivas no están bien utilizadas… El asunto es, ¿cómo podría mejorarse este aspecto? ¿Qué claves se pueden tener en cuenta para su preparación?

7 claves para presentar una comunicación en un Congreso

En base a las cuestiones antes planteadas, me han surgido agrupar las reflexiones en una serie de items. Concretamente 7 claves que considero importantes para presentar una comunicación en un Congreso:

Lo primero de todo, es que hay que tener claro que no todo lo escrito tiene porque contarse. Da lo mismo si es una investigación más científica o un artículo más de reflexión. En cualquiera de los casos, lo interesante para la audiencia son los resultados y la conclusión. Y, en caso que se quiera saber más a fondo, siempre está la posibilidad de leer la comunicación.

LO IMPORTANTE SON LOS RESULTADOS Y LAS CONCLUSIONES

Si digo esto es porque ahí es donde residen las aportaciones de conocimiento y para el debate. Sobre todo en el caso de la conclusión, que es, realmente, la propia visión sobre el tema. Y el marco teórico, tan importante en lo escrito, pasará a un segundo plano.

ELABORA TU CHARLA CON ESTRUCTRA INTRO > DESARROLLO > CIERRE

Siguiendo lo anterior, preparar la charla con esta estructura resulta oportuno. Como norma, el reparto suele ser 10% – 25% (intro) > 50% – 80% (desarrollo) > 10 % – 25 % (cierre). Esta, como veis, no es la estructura habitual del texto escrito en el caso de las comunicaciones. Por lo tanto es necesario hacer un trabajo de adaptación, pasando lo escrito a «oral».

Decir que hay una cierta lógica para hacer esa adaptación. Primero, el marco teórico será parte de la introducción. Segundo, el nudo no tiene por qué ser los resultados solo, sino que puede incluir las conclusiones (de hecho, suelen ser más interesante estas segundas). Por último, el cierre incluirá parte de las conclusiones. O, incluso, una recapitulación rápida y esquemática de lo dicho en el nudo.

DATOS ESTADÍSTICOS, LOS JUSTOS Y NECESARIOS

En caso de las investigaciones más científicas, que han utilizado metodologías cuantitativas, hay que medir muy bien cuáles datos estadísticos se cuentan. En la mayoría de ocasiones (sobre todo si se utiliza un PowerPoint) se tiende a poner todas las tablas o gráficos completos (o una inmensa mayoría). Esto hace excesivamente tediosa la presentación, porque se suelen explicar datos que sobran para lo que se quiere realmente contar.

Para seleccionar, un buen truco es centrarse en aquellos datos que tienen que ver con las conclusiones. Además, a la hora de ponerlos en la diapositiva, resulta oportuno poner el nombre del dato (resumido si es demasiado largo) y el porcentaje que queremos destacar. Es decir, no hace falta ponerlo en formato tabla o gráfico sino necesitamos explicar una comparativa de datos.

PRACTICA CONTANDOLO A PERSONAS AJENAS

Resulta interesante hacer pruebas y ensayos previos. Aunque tampoco hay que obsesionarse. Pero es bastante positivo probar a contar tu charla a tu pareja, familiares, amistades. Esto, además, en momentos más bien informales. Es decir, no hay que decirles un “mira, voy a practicar contigo”. Sino, en la conversación, hablar de ese artículo que tienes que presentar y empezar a contar.

En estas situaciones, suelen salir maneras de decir más que oportunas e interesantes. Es más habitual que salga tu propia oralidad, sin agarrarte tanto a lo que el texto dice. Al fin y al cabo, si has escrito la comunicación siempre sabrás de lo que hablas. Porque en el proceso de escritura hay una parte de memorización inconsciente (sobre todo del esquema y los datos importantes).

Además, esta práctica previa te puede servir para pulir. Porque luego puedes volver al texto y darte cuenta si te dejaste algo realmente importante. A parte, puedes recibir feedback de si se ha entendido y ha resultado ameno y atractivo lo que acabas de contar.

ENSAYA CON ALGUIEN DEL GREMIO

A parte de esas prácticas, no viene mal hacer un pequeño ensayo con colegas profesionales (del gremio en su sentido amplio). Tampoco tiene que ser muy formal la situación, sino que se puede realizar mientras tomas un café. Eso sí, pide que te escuchen explícitamente, ya que quieres recibir comentarios de alguien que conoce algo el tema.

Al acabar pregunta que le ha parecido más interesante, si había algo que le hubiera gustado se explicase más, si alguna información le resultado demasiado obvia y eliminable… Por supuesto, no hay que seguir a rajatabla todas las aportaciones. Pero puede venir muy bien para terminar de pulir y “memorizar” lo que vas a contar.

PROHIBIDO MEMORIZAR O LEER

Si, así de drástico me pongo. En ocasiones los discursos están memorizados por completo. Ese es uno de los males que hacen más tediosas las charlas, ya que no conectas con el público. Pero incluso el nivel de tedio aumenta cuándo la comunicación se lee de un papel o del Power Point. Ehcho que incumple la regla básica de hablar en público: mirar a la audiencia.

A pesar de lo dicho, si hay una excepción. Será importante recordar las frases de apertura y cierre, así como cierta información que se quiera citar (que no sea muy larga, hagamos fácil la tarea). Además, los datos estadísticos importantes que queramos mencionar (para esto último resulta útil un buen Power Point).

QUE EL POWER POINT SEA TU APOYO Y NO TU «ARTÍCULO»

Varias veces he visto el gran fallo que menciono: la presentación de Power Point incluye casi tanto texto como el artículo. Es una suerte de copiar-pegar que no tiene ningún sentido. Unas veces porque se lee (lo que nos lleva al punto anterior). Otras porque el ponente no lo sigue a rajatabla, por lo que la audiencia no sabe si leer o escuchar y tiene que pensar la relación. Esto segundo, provoca escasa focalización del público y un doble trabajo para procesar la información.

Partiendo de esto, si queremos que sea apoyo, habrá de ser un “esquema” de nuestra charla. Así, solo se tienen que reflejar los ítems clave de nuestro artículo y ciertos datos que queremos resaltar. Y, por supuesto, se puede poner esa información que queremos citar de manera literal (pero que no sean párrafos que ocupen toda la diapositiva con letra pequeña).

En última instancia, es importante que no se genere dependencia del Power Point. Al fin y al cabo es solo un apoyo. Por lo tanto, hay que ser capaz de hacer la presentación sin él. Porque, hay que tener presente que las tecnologías pueden fallar. Y en ese caso será necesario “improvisar”.

Hay que darle más importancia

Como decía al inicio, creo que el presentar una comunicación en un Congreso es uno de esos temas a los que en Trabajo Social no le damos importancia. Tanto en el primero que acudí de Marbella (2013) como el de este año en Mérida (2017) me ha causado esa sensación. Aunque he de decir que si he visto buenas presentaciones. Pero sobre todo han venido de personas que están en el ámbito del emprendimiento o con proyectos de mayor creatividad.

Comentar que si pongo el foco en este aspecto y lo he sacado a colación es porque lo considero clave en lo que a difusión del Trabajo Social se refiere. Pienso, además, en que esto que se hace en un Congreso de Trabajo Social también se hace en otros contextos. Y es innegable que en muchos de ellos si se le da importancia. Tanta como que puede decantar la decisión sobre si financiar un proyecto o no.

Así pues, comencemos a prestar más atención a como presentar una comunicación en un Congreso. Porque si lo hacemos, estaremos dando un gran salto de calidad en estos eventos. Pero no solo afectará internamente a la profesión, sino que hacía fuera nos será muy útil para conseguir el objetivo de que realmente se ponga en valor el Trabajo Social.

[Imagen destacada: basada en «Microfono conferencia». Fuente: Pixabay]